C’est quoi un compte passif ?
Dette, provision, charges à payer : au bilan
Pour commencer, il convient de rappeler que les entreprises sont tenues chaque année de produire un compte de résultat et un bilan (actifs) à la fin de chaque exercice.
dettes, les charges à payer et les provisions sont tous des passifs Les des actifs de la société.
Les passifs sont constitués des « éléments négatifs » de la richesse, c’est-à-dire des « dettes » au sens large.
Ainsi, les salaires nets et autres sommes dus aux salariés et non encore payés à la clôture doivent être enregistrés au passif du bilan.
Selon l’article 212-1 du plan comptable général qui est en quelque sorte la loi comptable, 4 conditions doivent être remplies pour qu’un passif soit comptabilisé en comptabilité :
- L’obligation doit exister vis-à-vis du tiers : dans notre domaine, elle sera vis-à-vis des organisations salariales et/ou sociales.
- L’obligation doit exister à la date de clôture.
- L’obligation doit entraîner une sortie certaine ou probable de ressources .
- La société ne s’attend pas à une contrepartie équivalente.
Article 212-1 du plan comptable : définition d’un passif
- Un passif est un élément de richesse qui a une valeur économique négative pour l’entité, c’est-à-dire une obligation de l’entité envers un tiers qui est susceptible ou certaine d’entraîner une sortie de ressources vers ce tiers, sans contrepartie au moins équivalente attendue de ce tiers. Tous ces éléments sont appelés passifs externes.
- Cette obligation peut être légale, réglementaire ou contractuelle. Elle peut également résulter de pratiques passées de l’entité, de sa politique déclarée ou d’engagements publics suffisamment explicites qui ont créé une attente légitime de les tiers concernés qu’il assumera certaines responsabilités.
- Le tiers peut être une personne physique ou morale, déterminable ou non.
- L’estimation du passif correspond au montant des sorties de ressources que l’entité doit supporter pour éteindre son obligation envers le tiers.
- La contrepartie potentielle consiste en les avantages économiques que l’entité attend du tiers envers lequel elle a une obligation.
Dette, charges à payer, provision, quelles sont les différences ?
Ces 3 concepts, relativement proches, se distinguent en fait :
- par la certitude ou non que l’entreprise devra payer ce passif : les dettes constituent un certain passif contrairement à une disposition où la probabilité de « devoir payer » est incertaine
- la nature précise ou non du montant de la date d’échéance et du montant.
Le tableau ci-dessous permet de comparer et distinguer ces 3 termes.
Dette, charges à payer, provision : quelques exemples RH
Après la théorie, entraînez-vous. Voici quelques exemples de situations rencontrées en RH, pour lesquelles un passif doit être comptabilisé en comptabilité.
| Situations | Dette | Charge à payer | Provision | Les explications |
| Cotisations de sécurité sociale pour le mois de décembre | X |
L’obligation de paiement est certaine, et la date d’échéance et le montant dû sont précisément connus. Il s’agit donc d’une dette (enregistrée en 431 — Social Sécurité) |
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| Bonus incitatif et autres bonus liés au résultat | X |
Ces primes sont calculées sur la base des résultats ou indicateurs de l’année N et sont payées en N 1. À la fin de l’année N, il est nécessaire d’inscrire une dépense payable sur le compte 428 — Personnel, dépenses payables, car il y a peu d’incertitude quant au montant dû et à la date d’échéance. |
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| Droits aux congés payés pour les employés au 31/12/N | X |
À la clôture (31/12), les employés ont acquis des droits à des congés payés pour le travail qu’ils ont effectué entre le 1er juin et le 31 décembre (congé qu’ils pourront prendre en N 1). L’obligation est certaine (elle est un droit), l’échéance et le montant de l’indemnité de vacances payées peuvent être estimés avec peu d’incertitude. Il s’agit donc d’une dépense payable (compte 4282) mais qui est appelée « dette provisionnée pour vacances payées ». Toutefois, il ne s’agit pas d’une disposition. Les charges patronales et fiscales devront également être financées. |
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| Taxe sur l’apprentissage | X | Impôt dû avant le 1er mars N 1. Il est calculé à partir des éléments de l’année précédente (0,68% de la masse salariale de l’année N). L’incertitude est faible quant à son montant et à la date de paiement. Il s’agit d’une dépense à payer (compte 438 — organisations sociales, charges à payer). | ||
| Participation à une formation professionnelle continue | X | Participation due avant le 1er mars N 1.Elle est calculée sur la base des éléments de l’année précédente (0,55% soit 1% de la masse salariale de l’année N) .L’incertitude est faible quant à son montant et à la date de paiement. Il s’agit d’une dépense à payer (compte 438 — organisations sociales, charges à payer). | ||
| Participation des employeurs à l’effort de construction | X | Participation à verser à un organisme de recouvrement avant le 31/12/N 1.Elle est calculée sur la base d’éléments de l’année précédente (0,45% de la masse salariale de l’année N) .Encore une fois, il est nécessaire de noter une dépense à payer car il y a peu d’incertitude quant à son montant et la date de paiement (compte 438). | ||
| Contribution à l’obligation d’employer des travailleurs handicapés | X |
Cotisation due lorsque l’obligation d’emploi de 6 % des personnes handicapées n’est pas remplie. Il doit être payé avant le 1er mars N 1 pour l’obligation liée à l’année N. y a peu d’incertitude quant à son montant et à la date de paiement : c’est un fardeau à payer Il (compte 438). |
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| Paiement au comité d’entreprise | X |
Les budgets « d’exploitation » et « activités sociales et culturelles » versés en N 1, sont généralement calculés sur la base de la masse salariale de l’année N. charges Les à payer doivent être enregistrées à la clôture sur le compte 428 — Personnel, charges à payer (car il y a peu d’incertitude quant au montant et à l’échéance). |
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| Litige avec un employé devant le tribunal du travail | X | L’issue du litige ne sera connue qu’en N 1 (voire au-delà). La défaite n’est que probable. Il s’agit donc d’une provision (compte 1511 — provision pour litiges). | ||
| Avantages de retraite futurs « gagnés » par les employés chaque année | X |
Le montant de la prestation de retraite du salarié (IDR) dépendra du salaire et de l’ancienneté. Chaque année supplémentaire passée dans l’entreprise par le salarié augmente donc la « dette » que l’entreprise devra éventuellement payer à l’employé. Mais cette responsabilité ne sera due que si le salarié est toujours présent dans l’entreprise au moment de sa retraite. De plus, le l’évaluation de cette dette est complexe (compte tenu du taux d’inflation, du taux de rotation, du taux de mortalité…). La dette n’est donc probable qu’avec une échéance et un montant très imprécis. Il s’agit donc d’une provision (compte 153 — provision pour prestations de retraite). |
Et qu’en est-il de l’indemnité de départ ?
En outre, le cas des licenciements, pour des raisons personnelles ou économiques, est plus complexe. Tout dépend de l’évolution de la procédure de licenciement, à la date de clôture :
1er cas : si à la clôture, la réduction de personnel n’est que probable
Aucun enregistrement comptable ne doit être établi (pas même une provision) car la probabilité de faire une redondance effective est trop incertaine et l’estimation du coût correspondant, trop aléatoire.
2ème cas : la lettre d’invitation à l’entretien préliminaire est envoyée avant la clôture
Une disposition est nécessaire (compte 158) car le résultat de la procédure n’est pas encore certain.
3ème cas : la lettre de notification de licenciement est envoyée avant la fermeture
À la date de clôture, le licenciement devient certain. 2 cas sont à distinguer :
- si le montant de l’indemnisation est connu avec suffisamment de précision : une charge à payer est requise (compte 428)
- Si le montant est mal connu : une provision est requise (compte 158).
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Enfin, n’oublions pas que derrière une dette, une dépense à payer ou une provision, il y a toujours une contrepartie qui réduira le montant du résultat de l’entreprise.
Nous parlons de :
- les frais de personnel (compte 64) pour la contrepartie des dettes et des cotisations de sécurité sociale, les primes liées aux résultats de l’année dernière (primes cibles, incitations, etc.), les budgets versés au comité d’entreprise,
- impôts (compte 63) pour la prise en compte de la taxe d’apprentissage, formation professionnelle continue, effort de construction, contribution à l’obligation d’employer des travailleurs handicapés,
- allocations aux provisions (compte 68) pour l’examen des provisions.
Encore une fois, dans la notion de frais de personnel, on retrouve l’idée d’une charge qui sera soumise à une sortie de trésorerie déjà relativement bien évaluée.
La notion de l’allocation aux provisions correspond davantage à une estimation d’un risque ou d’une charge évaluée de manière incertaine (concept de charge calculée).
